Votre cahier des charges est ficelé, vos prestataires sont engagés, vous êtes prêt à vous lancer tête baissée dans la réalisation de votre projet. Voici trois erreurs que vous pourriez commettre en cours de route… et comment les éviter !
Mal identifier le besoin du projet
« On demande au gestionnaire de planifier et de réaliser un projet, mais bien souvent, il n’a pas le temps de se questionner sur le fond du problème », explique Alejandro Romero-Torres, professeur au Département de management et technologie à l’UQAM. « Tout projet répond à un besoin et il est important de bien comprendre quel est ce besoin, poursuit-il. S’il est mal identifié, le bénéfice initial du projet dans l’organisation ne sera pas respecté. »
Dès le début du projet, il est donc nécessaire d’identifier le besoin et de garder le cap. Chaque fois que le gestionnaire est amené à prendre une décision (ajouter une nouvelle fonctionnalité à une application, par exemple), il doit se questionner : « Ces nouvelles caractéristiques permettront-elles à l’organisation de faire des bénéfices ? ».
Manquer d’objectifs clairs vis-à-vis des parties prenantes
Lorsqu’on transmet une information, c’est généralement pour faire réagir son interlocuteur. On s’attend à ce que le message soit suivi d’une action « Lorsqu’on questionne les gestionnaires sur la portée de l’envoi d’un rapport à une partie prenante, par exemple, il arrive bien souvent que l’objectif manque de précision, dit Alejandro Romero-Torres. J’envoie une information parce que je dois être en mesure de vérifier si j’ai atteint mon objectif ou non. Il est important que les gestionnaires clarifient leurs actions. »
Tous les gestionnaires ne développent pas suffisamment leurs habiletés communicationnelles parce qu’ils restent cantonnés aux aspects techniques de leur projet. Ces habiletés s’apprennent notamment grâce à du coaching ou du mentorat.
Négliger les leçons apprises
Gérer un projet, par définition, consiste à innover, à réaliser de bons coups et à faire des erreurs. Or, au sein des organisations, la tendance est à négliger les leçons apprises, par manque de temps ou d’intérêt. « Commettre des erreurs n’est pas mauvais en soi, dit le professeur. Le problème, c’est que le gestionnaire risque de répéter les mêmes erreurs. Il réfléchirait autrement en ayant accès à cette documentation. »
Certains ont bien compris l’enjeu. « Une tendance se dégage au sein d’entreprises qui font de la gestion de projet, explique M. Romero-Torres. Elles partagent non seulement les leçons apprises au sein de l’organisation, mais elles vont demander à leurs employés de participer à des séminaires ou à des communautés de pratiques à l’extérieur de l’organisation. »
Gestionnaires, ne craignez pas de vous tromper. Partager humblement vos erreurs avec les membres de votre équipe, c’est aussi cela, innover !